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2026-09-20 · Fidele Maniraruta

Registre du syndicat : le texte que la moitié de la première page cite encore a été abrogé le 10 janvier 2020, et le délai de 15 jours que personne ne surveille coûte les arrérages

Un mardi matin, une notaire écrit au syndicat. Sa cliente achète l'unité 304. Elle demande l'état des charges communes dues relativement à cette fraction. Le courriel arrive dans la boîte générale de la copropriété, celle qui reçoit aussi les plaintes de bruit, les avis d'Hydro et les infolettres de fournisseurs.

Le trésorier est en voyage. Le président voit passer le courriel, se dit qu'il faudra sortir le grand livre, et le laisse là. La vente se passe le 3 du mois suivant. Personne ne répond à la notaire.

L'unité 304 devait 4 180 $ de charges communes, accumulés sur onze mois, plus les intérêts. Le syndicat envoie sa facture au nouveau propriétaire six semaines après la vente. Le nouveau propriétaire répond avec une copie de la demande de sa notaire, datée, et une seule phrase : le syndicat n'y a pas répondu dans les quinze jours.

Il a raison. Les 4 180 $ ne sont plus récupérables auprès de lui. Ils restent dus par l'ancien copropriétaire, qui a encaissé le produit de la vente et déménagé en Ontario. Le syndicat vient de transformer une créance garantie par une hypothèque légale en une poursuite interprovinciale de 4 180 $ contre un particulier. Personne ne va la faire.

Ce n'est pas une décision qui a mal tourné. C'est un courriel resté sans réponse quinze jours.

Voilà le sujet de cette page. Pas « quels documents doit contenir le registre », il y a une vingtaine de pages là-dessus et plusieurs font une liste correcte. Le sujet, c'est que le registre du syndicat n'est pas un classeur, c'est un système de délais, que le chapitre en compte quatre à quinze jours qui tirent dans quatre directions différentes, que deux documents doivent en sortir tout seuls sans que personne ne les demande, et qu'une bonne partie de ce qui sort en première page décrit un article qui a été remplacé le 10 janvier 2020.

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0. Avant de continuer : de quel droit on parle ici

Tout ce qui suit est le droit du Québec, en copropriété divise, sous le Code civil du Québec. Les textes cités ont été lus dans la version officielle de l'Éditeur officiel du Québec et vérifiés article par article sur LégisQuébec le 20 septembre 2026.

Deux avertissements qui reviennent dans tout ce dossier, et qui s'appliquent avec une force particulière à ce sujet-ci.

Premier avertissement, la pollution française. Une page en français impeccable qui parle de « syndic », de « lot », de « tantièmes », de « millièmes », d'« assemblée générale ordinaire » ou de la Cour de cassation décrit la copropriété française, pas la québécoise. Le vocabulaire est le signal. En France, le droit d'accès aux documents du syndicat passe par le syndic professionnel et par la loi du 10 juillet 1965. Rien de ce régime n'a de valeur ici.

Deuxième avertissement, plus difficile à voir, la pollution canadienne. Une page écrite pour l'Ontario, l'Alberta ou la Colombie-Britannique et traduite en français ne présente aucun indice de vocabulaire. Elle dit « syndicat », « copropriétaire », « conseil d'administration », parfois même « Québec ». Sur la question du registre, l'écart est majeur : en Ontario, le Condominium Act, 1998 impose un régime de demande écrite sur formulaire prescrit, avec une réponse en trente jours et un barème de frais réglementé, et une amende administrative en cas de refus injustifié. Rien de cela n'existe au Québec. Le seul test fiable est de vérifier si la page cite un article du Code civil, et si cet article dit vraiment ce que la page lui fait dire.

Troisième avertissement, propre à ce sujet-ci, et c'est le sujet de la section 2. Une page peut citer le bon article, en français québécois, sans erreur de juridiction, et reproduire quand même un texte qui n'est plus en vigueur depuis six ans et huit mois.

Ce n'est pas un avis juridique. Une déclaration de copropriété qui contredit le Code, un refus d'accès déjà formalisé par écrit et une vente en cours méritent chacun un appel plutôt qu'une recherche.

1. Ce que l'article 1070 dit aujourd'hui, en trois paragraphes

Le texte officiel, en vigueur au moment où cette page est écrite :

« Parmi les registres de la copropriété, le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire; ce registre peut aussi contenir d'autres renseignements personnels concernant un copropriétaire ou un autre occupant de l'immeuble, si celui-ci y consent expressément. Ce registre contient également les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d'administration, les résolutions écrites, le règlement de l'immeuble et ses modifications, ainsi que les états financiers.

Ce registre contient aussi la déclaration de copropriété, les copies de contrats auxquels le syndicat est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l'immeuble bâti ainsi que les certificats de localisation de l'immeuble s'ils sont disponibles, le carnet d'entretien, l'étude du fonds de prévoyance et tous autres documents et renseignements relatifs à l'immeuble et au syndicat ou prévus par règlement du gouvernement.

Ce registre contient enfin une description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables. Une même description peut valoir pour plusieurs parties lorsqu'elles présentent les mêmes caractéristiques. »

Trois paragraphes, et ils ne se ressemblent pas.

Le premier paragraphe est le registre des personnes et des décisions. Noms, adresses postales, procès-verbaux des deux instances, résolutions écrites, règlement de l'immeuble avec ses modifications, états financiers. C'est le coeur, et c'est ce qui se consulte le plus souvent.

Le deuxième paragraphe est le dossier de l'immeuble. Déclaration, contrats, plan cadastral, plans et devis, certificats de localisation, carnet d'entretien, étude du fonds de prévoyance, et une clause d'ouverture qui avale tout le reste : « tous autres documents et renseignements relatifs à l'immeuble et au syndicat ou prévus par règlement du gouvernement ». La liste n'est pas fermée. Un syndicat qui répond « ce document n'est pas dans la liste de l'article 1070 » répond à côté dans neuf cas sur dix, parce que la liste se termine par une clause qui ratisse tout ce qui est relatif à l'immeuble et au syndicat.

Le troisième paragraphe n'est pas de la même nature que les deux autres. Ce n'est pas un document qui existe ailleurs et qu'on range. C'est un document que le syndicat doit fabriquer, décrivant les parties privatives avec assez de précision pour que les améliorations faites par les copropriétaires soient identifiables. Personne ne l'a dans un classeur. Il faut l'écrire. Et comme on le verra à la section 8, c'est le seul élément du registre que le conseil d'administration ne peut pas modifier tout seul.

Deux choses ont été ajoutées à ce deuxième paragraphe par la réforme de 2019 et méritent d'être nommées, parce qu'elles arrivent avec des échéances réglementaires distinctes : le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance. Les deux sont maintenant des pièces du registre, pas seulement des obligations flottantes. Leur contenu, leur forme et leur fréquence de révision relèvent du décret 991-2025, en vigueur depuis le 14 août 2025, avec une échéance du 15 août 2028 pour les copropriétés existantes. Deux pages de ce dossier les traitent en détail : le carnet d'entretien sous la Loi 16 et l'étude du fonds de prévoyance. Ce qu'il faut retenir ici, c'est qu'à partir du moment où ces deux pièces existent, un copropriétaire a le droit de les consulter, et un promettant acheteur a des moyens de les obtenir.

2. Le texte que la première page cite encore, et la date exacte où il a cessé d'exister

Voici le texte de l'article 1070 tel qu'il se lisait la veille de la réforme :

« Le syndicat tient à la disposition des copropriétaires un registre contenant le nom et l'adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire, les procès-verbaux des assemblées des copropriétaires et du conseil d'administration, ainsi que les états financiers.

Il tient aussi à leur disposition la déclaration de copropriété, les copies de contrats auxquels il est partie, une copie du plan cadastral, les plans et devis de l'immeuble bâti, le cas échéant, et tous autres documents relatifs à l'immeuble et au syndicat.

Le syndicat tient enfin à la disposition des copropriétaires une description des parties privatives suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables. Une même description peut valoir pour plusieurs parties lorsqu'elles présentent les mêmes caractéristiques. »

La date a été établie par bissection sur les versions datées de LégisQuébec, pas par déduction. Le Code civil affiché au 9 janvier 2020 contient la phrase « le nom et l'adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire ». Le Code civil affiché au 10 janvier 2020 ne la contient plus, et l'article 1070 commence désormais par « Parmi les registres de la copropriété ».

La même bissection donne un résultat encore plus net sur les articles voisins. Au 9 janvier 2020, les articles 1070.1, 1070.2, 1068.1, 1068.2, 1086.1 et 1102.1 n'existaient pas. Au 10 janvier 2020, les six existent. Ce n'est pas un ajustement de vocabulaire. C'est l'entrée en vigueur d'un régime complet, et il touche exactement les quatre choses qu'un gestionnaire fait toutes les semaines : donner accès au registre, transmettre les procès-verbaux, répondre à un vendeur, répondre à un acheteur.

Ce qui a changé dans l'article 1070 lui-même, ligne par ligne :

Avant le 10 janvier 2020 Depuis le 10 janvier 2020
« le nom et l'adresse de chaque copropriétaire et de chaque locataire » « le nom et l'adresse postale de chaque copropriétaire », et les renseignements sur un autre occupant seulement « si celui-ci y consent expressément »
Pas de mention des résolutions écrites « les résolutions écrites »
Pas de mention du règlement de l'immeuble « le règlement de l'immeuble et ses modifications »
« les plans et devis de l'immeuble bâti, le cas échéant » ajout des « certificats de localisation de l'immeuble s'ils sont disponibles »
Rien sur l'entretien ni sur le fonds ajout du « carnet d'entretien » et de « l'étude du fonds de prévoyance »
« tous autres documents relatifs à l'immeuble et au syndicat » « tous autres documents et renseignements relatifs à l'immeuble et au syndicat ou prévus par règlement du gouvernement »
Aucune disposition sur les modalités de consultation article 1070.1, nouveau : présence d'un administrateur, heures raisonnables, modalités du règlement de l'immeuble, droit à copie moyennant des frais raisonnables

Et pourtant, au 20 septembre 2026, sur la première page de résultats en français pour la tenue et l'accès au registre :

Trois publications distinctes, deux d'entre elles institutionnelles, qui reproduisent en 2026 un texte remplacé en janvier 2020. Ce n'est pas un détail de rédaction. L'écart entre les deux versions porte précisément sur ce qu'un gestionnaire a le droit de collecter, sur ce qu'il doit ranger, et sur les conditions auxquelles il doit donner accès.

La méthode, plutôt que les noms. Ce dossier ne fonctionne pas en nommant des concurrents. Il fonctionne en donnant le test. Pour n'importe quelle page qui cite l'article 1070 : cherchez les mots « Parmi les registres de la copropriété » au début, et le mot « postale » après « adresse ». Si les deux sont absents, la page reproduit un texte abrogé le 10 janvier 2020, peu importe la date affichée en haut. Le même test s'applique à toute la réforme de 2019 : si une page traite du registre sans jamais mentionner l'article 1070.1, elle a été écrite avant 2020 ou copiée sur quelque chose qui l'a été.

3. Le mot « locataire » est sorti de l'article 1070, et ce n'est pas anodin

C'est la modification la plus facile à survoler et la plus lourde de conséquences pratiques.

Le texte actuel ne contient pas une seule fois le mot « locataire ». Il dit :

« ce registre peut aussi contenir d'autres renseignements personnels concernant un copropriétaire ou un autre occupant de l'immeuble, si celui-ci y consent expressément »

Trois changements dans une phrase. Le registre peut contenir ces renseignements, il ne le doit plus. Ils visent « un autre occupant », pas seulement un locataire, ce qui couvre aussi l'occupant à titre gratuit, le membre de la famille et l'occupant d'une unité prêtée. Et surtout : le consentement doit être exprès, et il doit venir de la personne concernée.

Un gestionnaire qui suit un guide écrit entre 2010 et 2019, ou une page de 2025 qui recopie ce guide, maintient donc une liste nominative des locataires de l'immeuble en croyant exécuter une obligation légale. Depuis le 10 janvier 2020, cette obligation n'existe plus sous cette forme, et la collecte se fait sans la base que le texte actuel exige.

D'où vient alors l'information sur le locataire, légitimement. De l'article 1065, deuxième alinéa, qui n'a rien à voir avec le registre et qui impose une obligation au copropriétaire, pas au syndicat :

« Le copropriétaire qui loue sa partie privative doit, dans le même délai, en aviser le syndicat. Il indique le nom du locataire, la durée du bail ainsi que la date à laquelle il lui a remis une copie du règlement de l'immeuble. Il en est de même, compte tenu des adaptations nécessaires, lorsque la partie privative est autrement occupée. »

« Dans le même délai » renvoie au premier alinéa du même article : quinze jours. Et les trois données sont précises : le nom, la durée du bail, et la date de remise du règlement de l'immeuble au locataire.

La différence est réelle. Sous l'article 1065, le syndicat reçoit un avis avec trois champs, envoyé par le copropriétaire, pour un objet précis. Sous l'ancien article 1070, le syndicat tenait un fichier des locataires. Le premier est un avis. Le second était un registre. Et le second n'est plus prévu.

Ce que ça donne en pratique pour un gestionnaire :

Le réflexe à installer : ce qui entre au registre sur une personne, ce sont des faits liés à sa qualité de copropriétaire ou d'occupant. Pas des appréciations, pas des notes de comportement, pas des résumés de conversations téléphoniques. Une note de surveillance sur un occupant, versée au registre, devient un renseignement personnel consultable par des tiers sans base légale, et c'est le syndicat qui en répond.

4. L'accès n'est pas inconditionnel, et la première page dit les deux choses

Sur la même première page de résultats, au même moment, deux affirmations contradictoires.

Une page datée de 2025 : le droit de consulter le registre est « inconditionnel », le syndicat « ne peut le refuser ni l'assortir de conditions déraisonnables ».

Une autre page datée de 2025, chez un éditeur juridique reconnu : « cet accès n'est pas inconditionnel ».

La seconde a raison, et l'article qui tranche est entré en vigueur le même 10 janvier 2020 :

« 1070.1. La consultation du registre et des documents tenus à la disposition des copropriétaires doit pouvoir se faire en présence d'un administrateur ou d'une personne désignée à cette fin par le conseil d'administration, à des heures raisonnables et selon les modalités prévues par le règlement de l'immeuble. Tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d'obtenir copie du contenu du registre et de ces documents.

Un règlement du gouvernement peut prévoir d'autres conditions, modalités ou limitations relatives à la consultation du registre, des documents devant être tenus à la disposition des copropriétaires et des renseignements qu'ils contiennent. »

Quatre conditions dans une seule phrase, et chacune est utilisable par un gestionnaire.

Un, en présence d'un administrateur ou d'une personne désignée. Ce n'est pas une faveur, c'est le mode de consultation prévu. Personne ne repart avec le classeur. Personne ne consulte seul dans la salle de conseil un samedi. Et la « personne désignée à cette fin par le conseil d'administration » est la porte d'entrée légale du gestionnaire professionnel : une résolution du conseil qui désigne la firme de gestion règle la question de qui supervise, sans qu'un administrateur bénévole ait à se libérer chaque fois.

Deux, à des heures raisonnables. Le rendez-vous est permis. Le refus déguisé ne l'est pas. Un délai de plusieurs semaines sans justification, ou des plages offertes uniquement en semaine à 10 h pour quelqu'un qui travaille, se lit mal devant un tribunal.

Trois, selon les modalités prévues par le règlement de l'immeuble. C'est la phrase la plus utile de tout l'article, et la section 5 lui est consacrée.

Quatre, copie moyennant des frais raisonnables. Le droit d'obtenir copie est écrit noir sur blanc, et il appartient à tout copropriétaire. Le syndicat ne choisit pas d'accorder ou non des copies. Il choisit ce qu'il facture, et « raisonnable » veut dire proportionné au coût réel.

Sur ce dernier point, la jurisprudence a déjà posé une limite que beaucoup de conseils ignorent : les honoraires d'un avocat mandaté par le syndicat pour encadrer une consultation ne sont pas des frais de reproduction et ne peuvent pas être refacturés au copropriétaire. Un conseil qui vit mal une demande d'accès, qui appelle son avocat pour superviser la séance et qui envoie la note au demandeur, paie deux fois : une fois l'avocat, une fois le rejet de sa réclamation.

Ce que l'accès ne donne pas, et c'est aussi constant en jurisprudence :

5. Le levier que presque personne n'utilise : les modalités sont dans le règlement de l'immeuble, et il se modifie à la majorité simple

L'article 1070.1 renvoie les modalités de consultation « au règlement de l'immeuble ». Beaucoup de syndicats n'ont rien écrit là-dessus, et vivent chaque demande d'accès comme une négociation improvisée.

Or, depuis exactement la même date du 10 janvier 2020, modifier le règlement de l'immeuble est devenu une décision à majorité simple des voix des copropriétaires présents ou représentés. Le texte :

« 1096. Les décisions du syndicat sont prises à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés à l'assemblée, y compris celles visant à modifier le règlement de l'immeuble ou à corriger une erreur matérielle dans la déclaration de copropriété. »

Et ces modifications ne vont pas chez le notaire. L'article 1060 le dit :

« Quant aux modifications apportées au règlement de l'immeuble, elles doivent l'être de manière expresse, dans un procès-verbal ou une résolution écrite des copropriétaires, et il suffit qu'elles soient déposées au registre tenu par le syndicat conformément à l'article 1070. Ces modifications doivent être apportées exclusivement en français. »

Le circuit complet tient en trois lignes : une résolution à l'assemblée, la majorité des présents, un dépôt au registre. Pas de publication au Bureau de la publicité foncière, pas d'acte notarié, pas de trois quarts des voix.

Ce qu'un syndicat peut donc adopter en un point d'ordre du jour, en une assemblée annuelle, sans dépense :

Le point de vigilance, et il vaut de l'argent. Une déclaration de copropriété rédigée avant 2020 prévoit très souvent que toute modification du règlement de l'immeuble exige les trois quarts des voix, ou une publication. Cette clause est contredite par le Code. Et l'article 1101 règle le sort d'une clause qui restreint les droits prévus : elle est réputée non écrite. Un conseil qui renonce à encadrer l'accès au registre « parce que la déclaration exige 75 % » renonce sur la foi d'une clause qui n'a plus d'effet sur ce point. C'est le document auquel un conseil fait le plus confiance, et c'est précisément celui qu'il faut cesser de lire sur les seuils de vote.

6. Le registre doit être en français, et ce n'est plus une préférence depuis le 1er juin 2022

« 1070.1.1. Le registre et les documents tenus à la disposition des copropriétaires ainsi que tout document rédigé par le syndicat à l'intention d'un copropriétaire doivent être rédigés en français.

L'Office québécois de la langue française veille à l'application du premier alinéa comme s'il s'agissait d'une disposition de la Charte de la langue française. »

L'article a été introduit par 2022, chapitre 14, article 128. Même méthode de vérification que pour l'article 1070 : le Code affiché au 31 mai 2022 ne contient pas l'article 1070.1.1 et ne mentionne pas l'Office québécois de la langue française dans ce chapitre. Le Code affiché au 1er juin 2022 le contient. Entrée en vigueur : 1er juin 2022.

La portée est plus large que le registre. Trois ensembles sont visés :

  1. Le registre lui-même.
  2. Les documents tenus à la disposition des copropriétaires, donc tout le contenu des trois paragraphes de l'article 1070.
  3. Tout document rédigé par le syndicat à l'intention d'un copropriétaire. Cette troisième catégorie est la plus vaste et la moins surveillée : l'avis de convocation, l'état de compte, la lettre de rappel de charges impayées, l'avis d'entrée pour des travaux, la communication sur un dégât d'eau.

Le deuxième alinéa est la vraie nouveauté. Ce n'est pas une règle sans surveillance : l'OQLF l'applique comme une disposition de la Charte de la langue française, avec les mécanismes de plainte qui vont avec. Une plainte d'un seul copropriétaire suffit à ouvrir un dossier.

Ce qui reste permis, et il faut être précis parce que c'est là que les conseils s'inquiètent : rien n'interdit à un syndicat de joindre une traduction anglaise à un document, ni à des administrateurs de délibérer dans la langue qu'ils veulent. Ce que le texte exige, c'est que la version française existe et qu'elle soit celle du registre. Dans un immeuble où le conseil fonctionne en anglais depuis quinze ans, cela veut dire une chose très concrète : les procès-verbaux du conseil et de l'assemblée doivent être rédigés en français pour entrer au registre, et l'article 1060 impose la même exigence aux modifications du règlement de l'immeuble, « exclusivement en français ».

7. Les quatre délais de quinze jours, et le seul qui fait perdre de l'argent au syndicat

Le nombre quinze apparaît quatre fois dans ce chapitre, dans quatre directions différentes. Trois de ces délais pèsent sur quelqu'un d'autre que le syndicat. Le quatrième pèse sur le syndicat et c'est le seul dont le non-respect a une sanction chiffrable.

Article Qui doit agir Envers qui Délai Ce qui arrive si le délai est manqué
1065, al. 1 L'acquéreur d'une fraction Le syndicat 15 jours de l'acquisition Aucune sanction écrite. Le syndicat ignore qui est propriétaire et envoie ses avis à la mauvaise adresse.
1065, al. 2 Le copropriétaire qui loue Le syndicat 15 jours du bail Aucune sanction écrite. Le syndicat ne peut pas prouver la remise du règlement au locataire.
1068.1, al. 2 Le syndicat Le copropriétaire vendeur qui en fait la demande 15 jours de la demande Aucune sanction écrite dans l'article. La vente bloque, le vendeur relance, la pression monte.
1069, al. 2 Le syndicat Le promettant acquéreur qui en fait la demande 15 jours de la demande L'acquéreur n'est plus tenu au paiement des charges dues. La créance est perdue contre lui.

Le texte de l'article 1069, deuxième alinéa, mérite d'être lu lentement :

« Celui qui se propose d'acquérir une fraction de copropriété peut néanmoins demander au syndicat des copropriétaires un état des charges communes dues relativement à cette fraction et le syndicat est, de ce fait, autorisé à le lui fournir, sauf à en aviser au préalable le propriétaire de la fraction ou ses ayants cause; le proposant acquéreur n'est alors tenu au paiement de ces charges communes que si l'état lui est fourni par le syndicat dans les 15 jours de la demande. »

La construction est négative et c'est ce qui rend l'erreur facile. La règle générale est au premier alinéa : celui qui acquiert une fraction est tenu au paiement, avec les intérêts, de toutes les charges communes dues au moment de l'acquisition. C'est un recours puissant, et c'est la raison pour laquelle un syndicat qui a des arrérages peut respirer quand l'unité se vend.

Le deuxième alinéa met une condition sur ce recours, et la condition pèse sur le syndicat. Le promettant acquéreur demande. Si l'état arrive dans les quinze jours, il est tenu. S'il n'arrive pas, il ne l'est pas. Le silence du syndicat éteint son propre recours contre la personne la plus facile à retrouver et la plus solvable du dossier, celle qui vient justement d'obtenir un prêt hypothécaire.

Le calcul de l'exemple d'ouverture. Unité 304, 4 180 $ de charges dues plus les intérêts. Demande de la notaire reçue le 5. Quinze jours : jusqu'au 20. Rien n'est envoyé. Vente le 3 du mois suivant. Ce que le syndicat a perdu, ce n'est pas 4 180 $ de trésorerie, c'est la qualité de sa créance. Avant la vente, il avait un débiteur identifié, une unité dans l'immeuble, et la possibilité d'inscrire une hypothèque légale sur la fraction après trente jours de défaut, mécanisme détaillé dans la page sur les charges communes impayées. Après la vente sans réponse, il a une réclamation personnelle contre un ancien copropriétaire parti, sans sûreté, prescriptible par trois ans, pour un montant qui ne justifie pas des honoraires d'avocat interprovinciaux. Le dossier n'est pas difficile. Il est mort.

Le piège à l'intérieur du piège : l'avis préalable au propriétaire. Le même alinéa dit que le syndicat est autorisé à fournir l'état « sauf à en aviser au préalable le propriétaire de la fraction ou ses ayants cause ». Autrement dit : avant d'envoyer à la notaire l'état des arrérages du vendeur, le syndicat doit prévenir le vendeur. C'est une étape de plus, dans le même délai de quinze jours, et c'est celle qu'on saute quand on répond vite. Elle se règle en un courriel horodaté envoyé le même jour que la demande.

Et un détail historique qui explique une partie de la confusion sur le web. Dans sa version de 1994, l'article 1069 accordait dix jours, et non quinze. Le délai est passé à quinze en 2002. Des textes plus anciens, y compris des transcriptions de débats parlementaires bien référencées par les moteurs de recherche, mentionnent encore dix jours. Le chiffre correct depuis 2002 est quinze. Le premier alinéa a aussi gagné les mots « avec les intérêts » le 10 janvier 2020, ce qui n'est pas cosmétique : les intérêts sur onze mois d'arrérages ne sont pas rien.

Ne pas confondre avec l'attestation de l'article 1068.1. Ce sont deux documents différents, demandés par deux personnes différentes, avec deux régimes différents, et le même chiffre de quinze.

« 1068.1. Celui qui vend une fraction doit, en temps utile, remettre au promettant acheteur une attestation du syndicat sur l'état de la copropriété, dont la forme et le contenu sont déterminés par règlement du gouvernement.

À cette fin, le syndicat remet dans un délai de 15 jours l'attestation au copropriétaire qui en fait la demande. »

L'attestation est demandée par le vendeur, pas par l'acheteur. Son contenu est fixé par règlement, et il porte notamment sur le fonds de prévoyance, sur les contributions exigées et payées des trois dernières années, et sur les liquidités disponibles. C'est traité en détail dans la page sur l'attestation du syndicat. Ce qu'il faut retenir ici, c'est qu'un syndicat qui reçoit une demande dans une vente reçoit souvent les deux à quelques jours d'écart, et que le traitement n'est pas le même : l'attestation part au copropriétaire vendeur, l'état des charges part au promettant acquéreur après avis au vendeur.

Le troisième document de la même vente, et il n'a pas de délai.

« 1068.2. Celui qui promet d'acheter une fraction peut demander au syndicat qu'il lui fournisse les documents ou renseignements concernant l'immeuble et le syndicat qui sont de nature à lui permettre de donner un consentement éclairé. Le syndicat est tenu, sous réserve des dispositions relatives à la protection de la vie privée, de les fournir avec diligence au promettant acheteur, aux frais de celui-ci.

Le syndicat doit transmettre au propriétaire de la fraction ou à ses ayants cause les documents ou renseignements qu'il a fournis au promettant acheteur. »

Trois choses utiles dans cet article, et elles sont presque toujours ignorées. Le critère est le consentement éclairé de l'acheteur, ce qui est large : procès-verbaux récents, étude du fonds de prévoyance, carnet d'entretien, litiges en cours, contrats importants. Les frais sont à la charge de l'acheteur, ce qui veut dire qu'un syndicat n'a aucune raison financière de traîner. Et le deuxième alinéa impose une boucle de retour : ce qui a été fourni à l'acheteur doit aussi être transmis au vendeur. Cette dernière étape n'est faite à peu près nulle part, et c'est la seule protection du vendeur contre un acheteur qui invoquera plus tard avoir reçu un dossier incomplet.

8. Le seul paragraphe du registre que le conseil ne peut pas modifier tout seul

Retour au troisième paragraphe de l'article 1070 : la description des parties privatives, suffisamment précise pour que les améliorations apportées par les copropriétaires soient identifiables.

L'article 1097 énumère les décisions qui exigent les trois quarts des voix des copropriétaires présents ou représentés. Le cinquième paragraphe, ajouté le 17 mars 2020 :

« 5° La modification de la description des parties privatives visée à l'article 1070. »

Conséquence directe, et elle surprend tous les conseils qui la découvrent : le document que le conseil doit fabriquer pour remplir le registre ne peut pas être modifié par le conseil. Il faut une assemblée et une majorité des trois quarts des voix des présents. Un conseil qui met à jour la description après des rénovations, en résolution de conseil, agit sans pouvoir.

Et voilà pourquoi ce n'est pas une curiosité de procédure. L'assurance du syndicat s'appuie sur cette description. Depuis le 15 avril 2021, l'exclusion visant les améliorations apportées par un copropriétaire à sa partie privative n'est plus automatique : elle est conditionnelle, et la condition renvoie au troisième alinéa de l'article 1070, c'est-à-dire à l'existence d'une description assez précise pour que ces améliorations soient identifiables. Si la description n'existe pas ou n'est pas à jour, le partage entre ce qui relève de l'assurance du syndicat et ce qui relève de celle du copropriétaire se règle après le sinistre, au pire moment. Le mécanisme complet, avec les franchises et le fonds d'auto assurance, est détaillé dans la page sur l'assurance du syndicat.

L'ordre des opérations à retenir : la description se prépare par le conseil, s'adopte en assemblée aux trois quarts des présents, et se dépose au registre. Un point à l'ordre du jour de l'assemblée annuelle, une fois, plutôt qu'une discussion avec un expert en sinistre trois ans plus tard.

9. Les deux documents qui doivent sortir sans que personne ne les demande

C'est la partie la plus rentable de tout ce dossier pour un gestionnaire, et c'est celle dont la première page ne parle pratiquement pas. Toutes les pages consultées traitent le registre comme un système de demande et de réponse : un copropriétaire demande, le syndicat donne accès. Or, depuis le 10 janvier 2020, deux documents doivent partir tout seuls, vers tous les copropriétaires, dans un délai fixe.

« 1086.1. Le conseil d'administration doit transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de toute décision prise au cours d'une réunion ou toute résolution écrite qu'il adopte, dans les 30 jours de la réunion ou de l'adoption de la résolution. »

« 1102.1. Le conseil d'administration doit transmettre aux copropriétaires le procès-verbal de toute réunion de l'assemblée ou toute résolution écrite adoptée par celle-ci, dans les 30 jours de l'assemblée ou de l'adoption de la résolution. »

Deux obligations distinctes, même délai, deux instances différentes. L'article 1102.1 vise l'assemblée. L'article 1086.1 vise le conseil d'administration, et c'est celui que presque personne n'applique.

Dans la plupart des immeubles, les procès-verbaux du conseil restent au dossier et circulent seulement si quelqu'un les réclame. Le Code dit le contraire depuis plus de six ans : chaque décision prise en réunion du conseil, chaque résolution écrite adoptée par le conseil, part à tous les copropriétaires dans les trente jours. Pas sur demande. Automatiquement.

Pourquoi c'est la meilleure affaire du dossier. Le volume de demandes d'accès au registre est en bonne partie une conséquence du silence. Un copropriétaire qui reçoit les décisions du conseil chaque mois n'a pas de raison d'exiger une consultation. Un copropriétaire à qui on n'a rien dit pendant huit mois finit par écrire une demande formelle, parfois avec un avocat, parfois avec une contestation. Appliquer l'article 1086.1 remplace un flux irrégulier de demandes individuelles, chacune traitée à la main, par un envoi standardisé qui se prépare en même temps que le procès-verbal.

Et il y a une contrepartie juridique, qui joue dans le sens du conseil :

« 1086.2. Tout copropriétaire ou administrateur peut demander au tribunal d'annuler ou, exceptionnellement, de modifier une décision du conseil d'administration si elle est partiale ou si elle a été prise dans l'intention de nuire aux copropriétaires ou au mépris de leurs droits. L'action doit, sous peine de déchéance, être intentée dans les 90 jours suivant la décision du conseil d'administration. »

Quatre-vingt-dix jours à compter de la décision du conseil. Le même délai existe pour les décisions de l'assemblée, à l'article 1103, et il est passé de soixante à quatre-vingt-dix jours le 10 janvier 2020, vérifié par la même bissection que le reste.

Le lien entre les deux est direct et rarement fait. Un conseil qui transmet ses procès-verbaux dans les trente jours fait courir la fenêtre de contestation pendant que la décision est fraîche, et il l'a purgée soixante jours plus tard. Un conseil qui ne transmet rien laisse le doute ouvert, se fait contester tard, et plaide sur le point de départ du délai après avoir engagé la dépense. La transmission n'est pas seulement une obligation. C'est ce qui rend une décision du conseil sûre à exécuter.

Trois détails de mise en oeuvre :

  1. « Transmettre » n'est pas « rendre disponible ». Déposer le procès-verbal au registre et attendre que les gens viennent le lire n'exécute pas l'article 1086.1. Le document doit partir vers les copropriétaires.
  2. Les résolutions écrites comptent autant que les réunions. Un conseil qui décide par courriel et signe une résolution écrite déclenche le même délai de trente jours.
  3. Le procès-verbal transmis va aussi au registre de l'article 1070, avec les résolutions écrites, le règlement de l'immeuble et ses modifications, et les états financiers. Les deux gestes se font en une seule opération : on envoie, on classe, on date.

10. Copies, frais, et la question de qui détient le classeur

Le droit à la copie est écrit à l'article 1070.1 : « Tout copropriétaire a le droit, moyennant des frais raisonnables, d'obtenir copie du contenu du registre et de ces documents. » Ce n'est pas un pouvoir discrétionnaire du conseil.

Deux articles généraux sur les personnes morales complètent le tableau, et ils règlent le cas le plus pénible de tous : celui où les documents ne sont plus chez le syndicat.

« 342. Le conseil d'administration tient la liste des membres, ainsi que les livres et registres nécessaires au bon fonctionnement de la personne morale.

Ces documents sont la propriété de la personne morale et les membres y ont accès. »

« 343. Le conseil d'administration peut désigner une personne pour tenir les livres et registres de la personne morale.

Cette personne peut délivrer des copies des documents dont elle est dépositaire; jusqu'à preuve du contraire, ces copies font preuve de leur contenu, sans qu'il soit nécessaire de prouver la signature qui y est apposée ni l'autorité de son auteur. »

Deux conséquences très concrètes.

Un, le classeur appartient au syndicat, pas à celui qui le détient. Un président sortant fâché, un ancien trésorier, une firme de gestion dont le contrat n'a pas été renouvelé : aucun d'eux ne détient ces documents à titre personnel. L'article 342 le dit en une ligne. La demande de remise se formule en citant cet article, par écrit, avec une liste précise et une date, et elle change de ton immédiatement parce qu'elle cesse d'être une négociation entre personnes pour devenir une revendication de biens du syndicat.

Deux, la copie délivrée par le dépositaire désigné vaut preuve. C'est un avantage réel et sous-utilisé pour une firme de gestion. Une résolution du conseil qui désigne le gestionnaire comme dépositaire des livres et registres fait en sorte que les copies qu'il délivre font preuve de leur contenu sans qu'on ait à prouver la signature ni l'autorité de leur auteur. Dans un litige sur le contenu d'un procès-verbal ou d'un état de compte, c'est la différence entre déposer un document et devoir faire témoigner celui qui l'a signé.

Ce qu'un copropriétaire ne peut pas faire. Prendre possession des documents du registre pour en tirer lui-même des copies. Le droit est un droit de consultation encadré et un droit d'obtenir copie contre frais raisonnables, pas un droit de sortir le classeur.

Format. Rien dans le Code n'impose le papier. Le registre peut être tenu sur support papier ou sur support technologique, et un registre numérique bien tenu règle en pratique la moitié des frictions de ce dossier : la consultation se fait sur un lien d'accès supervisé, les copies ne coûtent presque rien, le caviardage se fait une fois, et la date de chaque envoi est horodatée sans effort. Ce qui ne change pas avec le numérique : la présence de la personne désignée pour la consultation, les modalités du règlement de l'immeuble, et l'obligation du français.

11. Quand le syndicat refuse, et ce qui arrive ensuite

Il n'y a pas de tribunal spécialisé pour la copropriété divise au Québec. Le Tribunal administratif du logement n'a pas juridiction sur les rapports entre un copropriétaire et son syndicat. Le recours se porte devant les tribunaux de droit commun, ce qui veut dire, selon le montant et la nature de la demande, la Cour du Québec, sa Division des petites créances pour un litige purement pécuniaire de faible valeur, ou la Cour supérieure pour une ordonnance.

Ce que la jurisprudence a établi de façon constante : le droit de consulter les registres est reconnu, un refus injustifié se fait corriger, et le syndicat qui a refusé sans motif s'expose aux frais de justice. L'encadrement ne sauve pas un refus. Il rend un refus inutile, parce qu'un syndicat qui a écrit ses modalités dans le règlement de l'immeuble, qui offre un rendez-vous dans un délai raisonnable et qui facture un tarif proportionné n'a jamais à refuser quoi que ce soit.

La séquence qui règle presque tous les dossiers sans tribunal, du point de vue du gestionnaire :

  1. Accuser réception le jour même, par écrit, en confirmant la date de la demande. C'est gratuit et cela retire l'essentiel de la tension.
  2. Demander une précision si la demande est large. « Tous les documents depuis 2019 » se transforme en trois éléments datés dans un échange de deux courriels.
  3. Offrir une date, avec la personne désignée, dans le délai prévu au règlement de l'immeuble.
  4. Annoncer le tarif de copie avant d'engager le travail, et le justifier par le coût réel.
  5. Caviarder les renseignements personnels de tiers avant transmission, et le dire.
  6. Consigner la réponse au dossier avec sa date.

Six étapes, aucune ne demande un avis juridique, et c'est la documentation de ces six étapes qui fait la différence devant un juge si le dossier va plus loin.

12. La liste des erreurs mesurées sur la première page, le 20 septembre 2026

Relevé fait sur les résultats en français pour les recherches portant sur le contenu du registre du syndicat, l'accès au registre et le refus de donner accès. La méthode est nommée, pas les publications.

Une observation sur l'audience, et elle est différente de celle des autres dossiers de cette série. Sur la plupart des sujets, la première page est écrite pour le copropriétaire ou pour le locataire, et l'espace vide est celui du gestionnaire. Ici, une partie de la première page est écrite pour le gestionnaire, par des éditeurs de logiciels de gestion de copropriété. Le problème n'est donc pas l'audience, c'est l'exactitude, et c'est pire dans ce sens-là : une page fausse destinée à un copropriétaire produit un copropriétaire mal informé, une page fausse destinée à un gestionnaire produit une procédure interne fausse appliquée à un parc d'immeubles pendant des années.

13. Le registre qu'un gestionnaire peut réellement tenir

Rien de ce qui suit ne demande un budget. Tout se met en place en une assemblée annuelle et deux après-midis de classement.

Un point à l'ordre du jour de la prochaine assemblée : les modalités de consultation au règlement de l'immeuble. Demande écrite, délai de rendez-vous, plages offertes, personne désignée, transmission électronique, tarif de copie, caviardage. Majorité des voix des présents. Dépôt au registre, sans notaire. C'est la seule chose de cette liste qui exige un vote, et elle règle à elle seule la moitié des frictions des années suivantes.

Une résolution du conseil qui désigne le dépositaire des livres et registres, en citant l'article 343. Elle règle qui supervise les consultations et donne aux copies délivrées la valeur probante prévue au Code.

Un envoi automatique à trente jours pour les procès-verbaux du conseil, article 1086.1, et le même pour ceux de l'assemblée, article 1102.1. Pas sur demande. Chaque fois. C'est le geste qui fait baisser le volume de demandes d'accès, et c'est celui qui fait courir puis expirer la fenêtre de quatre-vingt-dix jours de contestation pendant que la décision est encore fraîche.

Un traitement le jour même pour toute demande qui vient d'une notaire, d'un courtier ou d'un acheteur. Trois réflexes, dans cet ordre : identifier lequel des trois articles est visé (1068.1 attestation au vendeur, 1069 état des charges à l'acheteur, 1068.2 documents pour consentement éclairé), noter la date de réception au dossier, et envoyer l'avis préalable au propriétaire si c'est un 1069. La règle interne tient en une phrase : une demande d'état des charges ne dort jamais plus de vingt-quatre heures dans une boîte de réception, parce que c'est la seule échéance de tout le chapitre dont le dépassement transforme une créance garantie en perte.

Un registre des avis de location reçus sous l'article 1065, avec les trois champs que l'article exige et rien de plus : nom du locataire, durée du bail, date de remise du règlement de l'immeuble. Ce n'est pas le fichier des locataires de l'ancien article 1070. C'est la preuve qu'on cherchera le jour où une règle devra être opposée à un occupant.

Une revue du registre contre les trois paragraphes de l'article 1070, une fois par année. Le troisième est celui qui manque presque toujours : la description des parties privatives. S'il manque, il se prépare par le conseil et s'adopte en assemblée aux trois quarts des présents, parce que le paragraphe 5° de l'article 1097 l'exige depuis le 17 mars 2020.

Une vérification de langue avant classement. Procès-verbaux, avis, états de compte, lettres aux copropriétaires : en français, article 1070.1.1, en vigueur depuis le 1er juin 2022, appliqué par l'Office québécois de la langue française.

Deux gabarits de courriel, écrits une fois. Un accusé de réception de demande d'accès au registre, qui confirme la date, rappelle les modalités du règlement de l'immeuble, propose deux plages de rendez-vous et annonce le tarif de copie. Un accusé de réception de demande d'état des charges, qui confirme la date de la demande, mentionne l'avis envoyé au propriétaire le même jour, et annonce l'envoi de l'état sous quinze jours avec la date limite écrite en toutes lettres. Ces deux textes se rédigent une fois. Ensuite ils se remplissent en deux minutes au lieu de dormir dans une boîte de réception pendant trois semaines.

Six des huit éléments de cette liste sont des dates, des envois et des accusés de réception, pas des jugements. C'est le motif de fond de tout ce dossier, et c'est le même que dans l'avis de renouvellement de bail, dans l'avis de travaux majeurs au locataire et dans la mise en demeure pour loyer impayé : une date, un document, une réponse. Ce qui coûte de l'argent en gestion d'immeubles n'est presque jamais une mauvaise décision prise en séance. C'est un courriel resté sans réponse assez longtemps pour qu'une créance de 4 180 $ cesse d'être récupérable.

Sources

Cette page explique l'état du droit à la date indiquée et ne remplace pas un avis juridique. Un refus d'accès déjà formalisé par écrit, une vente en cours dont le délai de quinze jours approche et une déclaration de copropriété qui contredit le Code méritent chacun un appel plutôt qu'une recherche.


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