Attestation du syndicat : le délai de 15 jours s'applique déjà, et c'est lui qui fait arriver l'échéance de 2028 dans votre immeuble avant 2028

Un mardi de mars, 16 h 40. Un courriel arrive dans la boîte générale du syndicat, envoyé par une adjointe d'un bureau de notaire que vous ne connaissez pas.

« Bonjour, nous représentons l'acheteur de l'unité 304. Pourriez-vous nous faire parvenir l'attestation du syndicat. Merci. »

Deux lignes. Pas de pièce jointe, pas de numéro de dossier, pas de mot d'urgence. Ça ressemble exactement aux quarante autres courriels de la semaine. Personne ne le rouvre avant le lundi suivant, et quand quelqu'un s'en occupe enfin, il reste six jours sur les quinze.

Ce courriel-là est le seul de votre semaine qui a démarré une horloge légale. Et il a fait quelque chose de plus désagréable encore : il vient de vous demander, par écrit, de déclarer une information que vous n'avez probablement pas.

La copropriété québécoise passe son temps à parler d'août 2028. C'est la mauvaise date à surveiller. Celle qui s'applique déjà, sans période de grâce, sans délai de transition, depuis le 14 août 2025, c'est celle-là : quinze jours.

1. Ce qui est entré en vigueur, et quand exactement

Le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise a été publié à la Gazette officielle du Québec le 30 juillet 2025 et il est entré en vigueur le 14 août 2025. C'est lui qui rend concrètes les obligations annoncées par le projet de loi no 16 en 2019 et complétées par le projet de loi no 31 en 2024.

Il s'applique à tous les syndicats de copropriété divise du Québec. Le gouvernement est explicite sur un point que certains conseils d'administration essaient encore de contourner : ni le conseil d'administration, ni l'assemblée des copropriétaires ne peuvent décider de s'y soustraire. Ce n'est pas un règlement d'immeuble qu'on vote, c'est le Code civil.

Trois obligations sortent de là, et elles n'ont pas du tout le même calendrier.

Le carnet d'entretien (article 1070.2 du Code civil) et l'étude du fonds de prévoyance (article 1071) bénéficient d'un délai. Les syndicats existants ont, selon la formulation du gouvernement, « un délai de trois ans et un jour » à partir de l'entrée en vigueur pour les obtenir.

L'attestation du syndicat sur l'état de la copropriété (article 1068.1) ne bénéficie d'aucun délai. Elle est exigible depuis le 14 août 2025. Quinze jours suivant la demande.

C'est cette asymétrie que presque personne n'explique, et c'est elle qui fait mal.

2. La date de 2028 : pourquoi vous voyez deux dates différentes partout

Si vous avez cherché l'échéance sur le web, vous êtes tombé sur deux réponses : le 14 août 2028 et le 15 août 2028. Les deux sont écrites sur des sites sérieux, parfois par des professionnels qui vendent le service.

D'où vient l'écart. L'article 151 de la loi de 2019 dit que les documents doivent être obtenus « au plus tard le jour qui suit de trois ans l'entrée en vigueur du règlement », et Québec.ca reprend « trois ans et un jour ». Lu strictement, ça donne le 15 août 2028. Beaucoup d'acteurs du milieu comptent simplement trois ans et écrivent le 14 août 2028.

Le conseil pratique tient en une phrase : traitez le 14 août 2028 comme votre date. Une journée de marge ne vaut pas le débat, et aucun conseil d'administration n'a jamais gagné quoi que ce soit en plaidant la date la plus tardive sur une obligation qu'il aurait dû commencer trois ans plus tôt.

De toute façon, comme la section suivante le montre, votre vraie échéance n'est pas en 2028 du tout.

3. Le champ qui fait arriver 2028 chez vous cette année

Voici le contenu obligatoire de l'attestation du syndicat. Ce n'est pas une liste de suggestions, c'est ce que le règlement prescrit :

• le montant actuel du fonds de prévoyance, ainsi que la somme devant être disponible pour entreprendre l'année en cours selon l'étude la plus récente ;
• les contributions aux charges communes demandées aux copropriétaires et celles payées au cours des trois dernières années ;
• les liquidités disponibles pour couvrir les dépenses courantes ;
• les excédents ou déficits des trois derniers états financiers ;
• le budget prévu pour l'année en cours ;
• la confirmation que le syndicat détient bien les assurances obligatoires en vertu du Code civil ;
• le montant du fonds d'autoassurance et celui de la franchise la plus élevée prévue par les assurances ;
• un résumé des inspections et expertises des cinq dernières années, des sinistres connus des cinq dernières années touchant l'unité vendue ou les parties communes, des réparations majeures et remplacements faits dans les cinq dernières années avec leur date et leur coût, des travaux importants prévus dans les dix prochaines années avec leur date estimée et leur coût, des litiges en cours impliquant le syndicat, et des modifications à la déclaration de copropriété depuis trois ans.

L'attestation doit être datée et signée par une personne autorisée.

Relisez le tout premier champ. « La somme devant être disponible pour entreprendre l'année en cours selon l'étude la plus récente ».

Si votre syndicat n'a pas encore d'étude du fonds de prévoyance, ce champ n'a pas de réponse. Vous n'avez pas le droit d'inventer un chiffre, et vous n'avez pas le droit de laisser croire qu'une étude conforme existe. Il vous reste à écrire quelque chose comme « aucune étude du fonds de prévoyance n'a encore été obtenue », à dater, et à signer.

Ce document-là s'en va chez le notaire de l'acheteur, qui le lit, et souvent chez le courtier, qui le lit aussi.

C'est ça, la vraie mécanique de la Loi 16. L'échéance de 2028 n'arrive pas en août 2028. Elle arrive dans votre immeuble le jour où une unité change de mains. Dans un immeuble de 40 portes avec un roulement normal, ça veut dire deux ou trois fois par année, à partir de maintenant.

Et l'année où l'acheteur demande un rabais parce que l'attestation dit que le fonds n'a jamais été étudié, ce n'est pas le syndicat qui paie la différence, c'est le copropriétaire vendeur. Qui est assis à la prochaine assemblée.

4. Les quinze jours : ce qui les déclenche et ce qui ne les arrête pas

Le délai court à partir de la demande, pas à partir du moment où quelqu'un dans votre organisation l'a remarquée.

Ça a trois conséquences concrètes pour un gestionnaire qui s'occupe de plusieurs syndicats.

Une demande envoyée à la boîte générale compte. Elle n'a pas besoin d'atterrir chez la bonne personne. Le vendredi à 17 h avant un long congé compte aussi.

Une demande envoyée par le notaire ou le courtier au nom du vendeur compte. L'attestation est remise au copropriétaire vendeur, mais la demande vous arrive presque toujours par un intermédiaire, souvent quelqu'un que vous n'avez jamais vu, avec une signature de courriel sobre et aucune mention de délai.

Le délai ne s'arrête pas pendant que vous attendez le comptable. Les trois derniers états financiers, le budget de l'année, le solde du fonds, la franchise la plus élevée : si ces chiffres vivent chez un tiers, quinze jours se consomment vite.

La contre-mesure ne coûte rien et elle est bête : horodater. La date et l'heure de réception de la demande, notées le jour même, au même endroit que le dossier. Le jour où quelqu'un conteste que vous avez répondu dans les temps, votre défense n'est pas un souvenir, c'est un horodatage.

5. Vous n'êtes pas obligé de remplir le formulaire de quelqu'un d'autre

Celle-ci fait économiser des heures, et elle est très peu connue.

La Société d'habitation du Québec publie un modèle d'attestation qui contient les informations minimales requises. Son utilisation n'est pas obligatoire.

Et quand un vendeur, un courtier ou un notaire vous envoie un autre modèle à remplir, le DRCOP, celui du RGCQ ou le gabarit maison d'un bureau, la règle est la suivante : seules les informations minimales prescrites par le règlement demeurent obligatoires.

Vous pouvez ajouter ce que vous jugez essentiel de transmettre à l'acheteur, dans le respect de la vie privée des copropriétaires. Mais vous n'êtes pas tenu de remplir quatorze pages de questions parce qu'un bureau a décidé que c'était son gabarit.

En gestion de parc, ça change le calcul. Une attestation devient un document standard que vous produisez toujours de la même façon, à partir des mêmes sources, plutôt qu'un questionnaire différent à chaque transaction.

6. Qui a le droit de produire le carnet et l'étude (et pourquoi ce n'est pas vous)

C'est la partie qui coûte le plus cher aux firmes de gestion qui l'apprennent tard.

Pour le carnet d'entretien, la personne doit être membre d'un de ces quatre ordres :

• Ordre des ingénieurs du Québec
• Ordre des évaluateurs agréés du Québec
• Ordre des architectes du Québec
• Ordre des technologues professionnels du Québec

Elle doit travailler principalement en gestion, en construction, en rénovation, en évaluation ou en inspection immobilière.

Pour l'étude du fonds de prévoyance, ces quatre ordres, plus l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec. Cette différence est réelle et beaucoup de textes la ratent : un CPA peut produire l'étude, pas le carnet.

Puis vient la condition d'indépendance, et c'est elle qui pique. La personne ne doit avoir aucun lien avec la copropriété ou ses occupants. Elle ne peut pas être :

• membre du conseil d'administration ;
• gestionnaire de la copropriété ;
• copropriétaire ou occupant de l'immeuble ;
• conjoint d'un copropriétaire ou d'un occupant ;
• actionnaire, dirigeant, administrateur ou employé d'une compagnie qui est copropriétaire de l'immeuble, qui l'occupe, ou qui en est gestionnaire.

Traduction pour une firme de gestion immobilière : même si vous avez un ingénieur ou un technologue à l'interne, il ne peut pas produire le carnet d'un immeuble que votre firme gère. L'exclusion vise nommément le gestionnaire et les employés d'une compagnie gestionnaire.

Ce n'est pas une mauvaise nouvelle si vous le savez d'avance. C'est une très mauvaise nouvelle en juillet 2028, quand tous les syndicats du Québec appellent les mêmes bureaux en même temps.

Chaque fois qu'un carnet est établi ou révisé, une visite de la copropriété doit avoir lieu, faite par le professionnel habilité ou par quelqu'un sous sa supervision. Ça se planifie, ça ne se fait pas par courriel.

7. Les fréquences, sans les approximations

Le carnet d'entretien : mis à jour par le conseil d'administration au moins une fois par année, et révisé par un professionnel habilité au moins tous les cinq ans.

Une révision aux dix ans suffit si la copropriété remplit au moins une des conditions suivantes :

• l'immeuble comprend huit parties privatives ou moins, sans compter les stationnements, les rangements et les autres parties privatives accessoires ;
• les parties communes ne se trouvent pas dans un bâtiment, par exemple un terrain ou une piscine extérieure ;
• l'immeuble compte au plus trois étages entièrement hors sol.

Remarquez « au moins une ». Une copropriété de dix unités dont quatre sont des stationnements tombe dans la première condition, parce que les stationnements ne comptent pas. Douze maisons de ville de trois étages dont seule la toiture est commune y tombent aussi.

La mise à jour annuelle n'est pas facultative et elle appartient au conseil, pas au professionnel. Le conseil ajoute les documents et les informations sur tous les entretiens effectués. Et si des réparations ou des remplacements prévus n'ont pas été faits, le conseil doit le noter au carnet et en justifier la raison. Un carnet qui ne bouge pas pendant quatre ans est un carnet non conforme, même s'il a coûté cher la première fois.

L'étude du fonds de prévoyance : obtenue par le conseil d'administration tous les cinq ans, sans exception de taille. Elle s'appuie sur les données du carnet, notamment les travaux prévus sur les 25 prochaines années pour les parties communes.

8. Le fonds de prévoyance : oubliez le 5 %

Beaucoup de conseils fonctionnent encore avec la vieille règle du « au moins 5 % de la contribution aux charges communes ».

Ce n'est plus le mécanisme de calcul. Les sommes à verser au fonds se fixent maintenant sur la base des recommandations de l'étude, en tenant compte de l'évolution de la copropriété et des montants déjà disponibles au fonds. Un conseil ne peut pas se contenter de 5 % si l'étude dit que ce n'est pas suffisant.

Trois chiffres qui viennent avec ça :

• après l'obtention de la première étude, le conseil dispose d'un maximum de 30 jours après l'assemblée annuelle pour établir les sommes à verser en suivant les recommandations ;
• si l'étude démontre que le fonds est insuffisant, le conseil doit ajuster les contributions annuelles et dispose d'un maximum de 10 ans pour renflouer le fonds ;
• pour les copropriétés en construction, tant que le promoteur n'a pas obtenu l'étude, les sommes à verser doivent correspondre à 0,5 % de la valeur de reconstruction de l'immeuble. Notez bien : de la valeur de reconstruction, pas des charges communes. Ce n'est pas le même chiffre et ce n'est pas le même ordre de grandeur.

Et une fois les documents produits, le conseil a 60 jours pour les rendre disponibles aux copropriétaires. Si l'assemblée annuelle tombe avant cette échéance, il doit les rendre disponibles avant l'assemblée.

9. Les copropriétés neuves et le promoteur

Si le promoteur a le contrôle du syndicat, ou vient tout juste de le perdre, c'est lui qui doit fournir le carnet et l'étude. Il les remet en même temps que les autres documents prévus à l'article 1106.1 du Code civil, soit dans les 30 jours suivant l'assemblée extraordinaire de transition.

Il existe une fenêtre transitoire : pour les copropriétés dont l'assemblée de transition a eu lieu entre le 15 juillet 2025 et le 12 novembre 2025, le promoteur a jusqu'à six mois après l'assemblée pour remettre les documents. Une assemblée de transition tenue le 1er septembre 2025 donnait donc au promoteur jusqu'au 1er mars 2026.

Si vous avez repris un syndicat neuf dans cette fenêtre et que vous n'avez jamais reçu ces documents, la date est passée. C'est une réclamation, pas un oubli.

Dans le même esprit, l'acompte versé à l'achat d'une copropriété neuve ne peut être détenu en fidéicommis que par un membre du Barreau, de la Chambre des notaires, de l'Ordre des administrateurs agréés ou de l'Ordre des CPA, et seul l'acheteur peut transmettre son dépôt directement à ce professionnel, jamais le promoteur à sa place. C'est l'article 1791.1.

10. Et si on ne fait rien avant l'échéance

La question revient à chaque assemblée : quelle est l'amende.

La réponse honnête : il n'y a pas d'amende administrative automatique prévue pour ce seul défaut. Ce qui n'en fait pas une obligation optionnelle, parce que les conséquences réelles passent par trois portes qui coûtent toutes plus cher qu'une facture d'étude.

La première porte, c'est le tribunal. Un copropriétaire peut demander une ordonnance forçant le syndicat à respecter ses obligations. Les frais du recours s'ajoutent à la facture qu'on essayait d'éviter.

La deuxième porte, c'est la responsabilité des administrateurs. Les administrateurs doivent agir avec prudence et diligence. Un conseil qui connaît l'obligation, refuse de commander l'étude et maintient des cotisations manifestement insuffisantes s'expose personnellement si cette omission cause un déficit ou des travaux non financés.

La troisième porte, c'est l'attestation, et c'est celle de la section 3. Vous ne pouvez pas produire une attestation complète sans étude, et une attestation incomplète ou trompeuse crée un risque envers le vendeur, envers l'acheteur, et envers le syndicat lui-même. Cette porte-là s'ouvre à chaque vente, pas en 2028.

Un dernier point à vérifier avec votre professionnel avant de payer deux fois : plusieurs praticiens considèrent qu'un carnet ou une étude obtenus auprès d'un professionnel habilité dans les deux années précédant l'entrée en vigueur demeurent reconnus. Si votre syndicat a fait produire quelque chose en 2024, sortez-le du classeur et faites-le valider avant de recommander une nouvelle dépense à l'assemblée.

11. Le calendrier à coller sur le mur du bureau

Quoi	Quand	Qui
Attestation du syndicat	15 jours suivant la demande, en vigueur depuis le 14 août 2025	Le syndicat, signée par une personne autorisée
Premier carnet d'entretien	Au plus tard août 2028 (visez le 14)	Ingénieur, évaluateur agréé, architecte ou technologue, indépendant
Première étude du fonds	Au plus tard août 2028 (visez le 14)	Les quatre ordres ci-dessus plus un CPA, indépendant
Mise à jour du carnet	Chaque année	Le conseil d'administration
Révision du carnet	5 ans, ou 10 ans si une condition d'allègement est remplie	Un professionnel habilité, avec visite
Nouvelle étude du fonds	5 ans, sans exception	Un professionnel habilité
Documents rendus disponibles aux copropriétaires	60 jours après production, ou avant l'assemblée si elle tombe avant	Le conseil
Fixation des cotisations après la première étude	30 jours après l'assemblée annuelle	Le conseil
Renflouement d'un fonds insuffisant	Maximum 10 ans	Le conseil

12. Deux messages prêts à copier

L'accusé de réception d'une demande d'attestation, à envoyer le jour même. Il fait une seule chose et elle est essentielle : il fixe la date de départ par écrit, des deux côtés.

Bonjour [nom], Reçu aujourd'hui [date], à [heure]. Demande d'attestation sur l'état de la copropriété pour l'unité [numéro], au [adresse]. Le syndicat dispose de 15 jours suivant votre demande pour la remettre au copropriétaire vendeur. Je vise le [date, deux ou trois jours avant l'échéance]. Deux précisions pour éviter un aller-retour : l'attestation sera remise à [nom du copropriétaire vendeur], et elle sera produite sur le format du syndicat, qui contient toutes les informations prescrites par le règlement. Si vous avez besoin d'un élément additionnel qui ne fait pas partie des informations obligatoires, dites-le-moi maintenant plutôt qu'au retour du document. [Signature]

L'avis au conseil d'administration, quand aucune étude n'existe encore. Il sert à ce que la décision soit prise par le conseil, à une date connue, et pas par la personne qui remplit le formulaire un vendredi après-midi.

Bonjour, Demande d'attestation reçue le [date] pour l'unité [numéro]. Échéance : [date]. Le premier champ obligatoire de l'attestation est la somme devant être disponible pour l'année en cours selon l'étude du fonds de prévoyance la plus récente. Le syndicat n'a pas encore d'étude. L'attestation indiquera donc qu'aucune étude n'a été obtenue à ce jour. Ce sera le cas de chaque attestation jusqu'à ce que l'étude existe, et il y a [nombre] unités dans l'immeuble. Je propose de mettre l'obtention du carnet et de l'étude à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, avec deux ou trois soumissions de professionnels habilités et indépendants. Les carnets d'agenda de ces bureaux se remplissent d'ici 2028. [Signature]

13. Les messages qui arrivent, et ceux auxquels une réponse automatique ne doit jamais toucher

Une boîte de syndicat reçoit surtout du courant, et le courant mérite une réponse tout de suite : quand a lieu l'assemblée, où trouver le procès-verbal, à quoi sert le carnet d'entretien, à qui on signale une ampoule brûlée dans le corridor, pourquoi les frais de condo ont changé ce mois-ci, qui appeler pour la porte de garage. Un copropriétaire qui attend trois jours pour savoir où est un procès-verbal écrit une deuxième fois, puis écrit aux administrateurs, puis arrive fâché à l'assemblée.

Trois types de messages ne doivent recevoir aucune réponse automatique, pas même un accusé de réception rédigé d'avance.

Le premier : une demande d'attestation. Peu importe qu'elle vienne du copropriétaire, du courtier ou du bureau de notaire, et peu importe qu'elle soit écrite en deux lignes sans le mot « attestation » en objet. Elle démarre un délai de 15 jours sur un document daté et signé. Elle doit remonter en haut de la liste avec son heure exacte de réception, et la réponse doit venir d'une personne autorisée.

Le deuxième : tout message qui parle d'un sinistre, d'une infiltration, d'un dégât d'eau ou d'un problème structural dans les parties communes. Ces messages finissent dans le résumé des sinistres de la prochaine attestation et parfois chez l'assureur. Ils se traitent en personne, avec des photos et une date.

Le troisième : tout message provenant d'un avocat, d'un notaire, d'un assureur ou d'un tribunal. Un accusé de réception mal formulé dans ces dossiers-là peut valoir quelque chose contre vous.

C'est la seule intelligence que nous mettons là-dedans chez QuoteChaser. Les messages du courant se répondent tout de suite, en français, à partir des consignes et de la fiche de chaque immeuble que vous nous avez données. Les trois catégories ci-dessus ne reçoivent aucune réponse automatique : elles remontent en haut de votre liste avec l'heure exacte de réception, ce qui est précisément le point de départ des quinze jours. Si vous voulez voir à quoi ça ressemble sur un parc de 5 à 60 portes : quotechaser.app/fr. Si vous gérez un seul syndicat de huit unités et que vous lisez votre boîte deux fois par jour, gardez votre argent et imprimez le tableau de la section 11.

14. Les sept choses à retenir

1. Le délai de 15 jours pour l'attestation est en vigueur depuis le 14 août 2025, sans période de grâce. C'est l'obligation qui s'applique déjà, pas celle de 2028.
2. Le délai court à partir de la demande, pas à partir du moment où quelqu'un la remarque. Horodatez chaque demande le jour même.
3. Le premier champ obligatoire de l'attestation exige la somme recommandée par l'étude la plus récente. Sans étude, vous signez un document troué et vous le remettez au notaire de l'acheteur. L'échéance de 2028 arrive donc chez vous à chaque vente.
4. Vous n'êtes pas obligé de remplir le formulaire de quelqu'un d'autre. Seules les informations minimales prescrites par le règlement sont obligatoires, peu importe le gabarit envoyé par le bureau d'en face.
5. Votre firme de gestion ne peut pas produire le carnet de ses propres immeubles. L'exclusion d'indépendance vise nommément le gestionnaire et les employés d'une compagnie gestionnaire. Un CPA peut faire l'étude mais pas le carnet.
6. La règle du 5 % des charges communes n'est plus le mécanisme de calcul. Les cotisations suivent les recommandations de l'étude. Le 0,5 % qui subsiste vise le promoteur et porte sur la valeur de reconstruction.
7. Le carnet se met à jour chaque année par le conseil, pas seulement tous les cinq ans par un professionnel. Un carnet immobile pendant quatre ans n'est pas conforme.

Le reste de la série : le coût réel d'un logement vacant, les critères de fixation des loyers en 2026, les travaux majeurs et l'avis de 10 jours ou 3 mois, l'accès au logement et l'avis de 24 heures, un dégât d'eau et qui paie quoi, le chauffage et les 21 °C, l'usure normale et les dommages en fin de bail, le dépôt de garantie et ce qui le remplace et ce que ça coûte vraiment de faire répondre l'IA à vos locataires.

Sources primaires relues le 15 septembre 2026 : le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (décret 991-2025), publié à la Gazette officielle du Québec le 30 juillet 2025 et en vigueur le 14 août 2025 ; la page « Règles en matière de gestion des copropriétés divises » de Québec.ca, mise à jour le 22 mai 2026, lue au complet, pour le contenu obligatoire de l'attestation, les ordres professionnels habilités, les conditions d'indépendance, les conditions d'allègement de la révision aux dix ans et les délais de 60 et 30 jours ; les articles 1068.1, 1070.2, 1071, 1106.1 et 1791.1 du Code civil du Québec ; l'article 151 de la Loi visant principalement l'encadrement des inspections en bâtiment et de la copropriété divise (2019, chapitre 28) pour le délai de transition ; et le projet de loi no 31 (2024, chapitre 2). La reconnaissance des carnets et études obtenus avant l'entrée en vigueur est rapportée par plusieurs praticiens et doit être validée avec le professionnel habilité avant d'en tirer une conclusion. Les obligations décrites ici sont celles du syndicat : un mandat de gestion ne les transfère pas. Ce n'est pas un avis juridique. Pour une situation précise, et en particulier avant de signer une attestation incomplète, consultez un professionnel du droit.