Carnet d'entretien de copropriété : l'autre obligation du 15 août 2028, celle que les conseils confondent avec l'étude du fonds

Réponse courte : le carnet d'entretien est un document distinct de l'étude du fonds de prévoyance, et les deux sont dus à la même échéance. Le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (décret 991-2025) est en vigueur depuis le 14 août 2025; les copropriétés déjà établies à cette date ont trois ans et un jour pour établir leur premier carnet, soit le 15 août 2028. Le carnet inventorie les composantes de l'immeuble, consigne les travaux faits et à faire, et identifie pour les 25 prochaines années les réparations majeures et les remplacements, avec une année prévue pour chacun. Il se met à jour au moins une fois par an par le conseil d'administration et se révise par un professionnel au moins tous les cinq ans, avec un maximum de dix ans dans certains petits immeubles. Un ingénieur, un architecte, un évaluateur agréé ou un technologue professionnel peut l'établir.

Ce texte s'adresse à quelqu'un qui gère des copropriétés, pas à un copropriétaire curieux. La question utile n'est pas « qu'est-ce qu'un carnet d'entretien ». Elle est : dans mon parc, combien de syndicats pensent qu'un seul mandat couvre les deux obligations, et combien vont découvrir en 2028 qu'ils ont payé pour la moitié du travail.

Ce texte n'est pas un avis juridique. Il résume des textes officiels relus le 19 septembre 2026. Le règlement est récent et les pratiques professionnelles se stabilisent encore.

1. Deux documents, pas un

C'est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse, parce qu'elle se découvre tard.

Le carnet d'entretien décrit l'immeuble : quelles composantes il contient, dans quel état elles sont, ce qui a été entretenu, ce qui devra être réparé ou remplacé et en quelle année. C'est un document technique et vivant. Il vit dans les registres du syndicat et se met à jour chaque année, parce qu'un immeuble change chaque année.

L'étude du fonds de prévoyance prend ces données et les transforme en argent : combien il faut accumuler, sur quel horizon, et quelle cotisation annuelle recommander. C'est un document financier et périodique, renouvelé au moins tous les cinq ans. Le régime complet de l'étude, avec la mécanique du 5 % transitoire, est détaillé dans l'étude du fonds de prévoyance : la date est le 15 août 2028.

Le lien logique entre les deux est simple : le carnet nourrit l'étude. Une étude produite sans inventaire réel des composantes est une extrapolation, et une extrapolation qui fixe une cotisation est une extrapolation qui coûte cher dans un sens ou dans l'autre. C'est d'ailleurs pourquoi les deux se commandent souvent au même professionnel, dans un mandat unique mais en deux livrables, ce qui est très différent d'un seul livrable qui prétend couvrir les deux.

La question à poser à tout soumissionnaire, mot pour mot : « Est-ce que votre offre comprend deux documents distincts, un carnet conforme au règlement et une étude conforme au règlement, et est-ce que le rapport le dit explicitement ? » Une soumission qui parle de « rapport de planification » sans nommer les deux est une soumission à clarifier avant signature, pas après.

2. Ce que le carnet doit contenir

Le règlement encadre le contenu. Un carnet conforme doit notamment :

• inventorier les composantes de l'immeuble, y compris celles des parties communes à usage restreint;
• consigner l'historique : travaux réalisés, entretiens effectués, interventions et réparations, avec leurs dates;
• identifier, pour les 25 prochaines années, les réparations majeures et les remplacements à effectuer, avec l'année prévue pour chacun;
• décrire l'état des composantes au moment de l'établissement ou de la révision.

Deux nuances valent la peine d'être notées par un gestionnaire.

D'abord, l'horizon de 25 ans n'est pas un calendrier d'entretien courant. Changer les filtres d'un système de ventilation n'est pas une réparation majeure. Le carnet vise ce qui use du capital : toiture, membranes, enveloppe, fenestration commune, dalle et structure de stationnement, ascenseurs, systèmes mécaniques majeurs, revêtements, drainage.

Ensuite, la partie historique est celle que personne n'a et que personne ne peut fabriquer en 2028. Un professionnel qui arrive dans un immeuble sans aucune trace des dix dernières années doit tout estimer visuellement. Un professionnel à qui on remet les factures, les rapports d'inspection, les contrats d'entretien et les procès-verbaux produit un carnet plus juste, plus vite, et souvent moins cher.

La conséquence pratique est immédiate et elle ne coûte rien : commencez dès maintenant, dans chaque syndicat, un dossier « historique de l'immeuble ». Chaque facture de travaux majeurs, chaque rapport d'inspection, chaque garantie, chaque soumission acceptée y va, classée par composante et par année. Ce n'est pas encore un carnet. C'est la matière première du carnet, et c'est la seule partie du travail que vous pouvez faire sans professionnel et sans budget voté.

3. Qui peut l'établir

Le carnet doit être établi ou révisé par une personne habilitée :

• ingénieur;
• architecte;
• évaluateur agréé;
• technologue professionnel.

Le comptable professionnel agréé figure dans la liste des professionnels pouvant produire l'étude du fonds de prévoyance, mais n'est pas, à lui seul, l'une des professions techniques habilitées pour le carnet. C'est une distinction qui a des conséquences concrètes : un syndicat qui confie l'ensemble à son CPA parce qu'« il connaît les chiffres de l'immeuble » risque de se retrouver avec un livrable financier valide et un livrable technique qui ne l'est pas.

Comme pour l'étude, la compétence s'apprécie selon les composantes examinées. Un immeuble avec ascenseurs, garage souterrain et toiture-terrasse n'appelle pas le même profil qu'un bâtiment de huit logements sur trois étages.

4. Les deux fréquences à ne pas confondre

C'est ici que les résumés en ligne se contredisent le plus, parce qu'il y a deux rythmes différents dans le même document.

Mise à jour annuelle, par le conseil. Au moins une fois par année, le conseil d'administration met le carnet à jour : travaux réalisés dans l'année, interventions, changements d'état constatés. Ce n'est pas un mandat professionnel, c'est une tâche administrative. Dans un parc géré, c'est vous qui allez la faire, pas le conseil, et elle a intérêt à être branchée sur votre suivi des travaux plutôt que reconstituée de mémoire chaque printemps.

Révision professionnelle, tous les cinq ans. Règle générale : un professionnel habilité révise le carnet au moins tous les cinq ans.

L'exception décennale. La révision professionnelle peut être espacée jusqu'à dix ans dans certains petits immeubles, notamment lorsque l'immeuble compte au plus huit parties privatives, en excluant les stationnements, rangements et autres parties privatives accessoires. D'autres critères réglementaires visent notamment un immeuble d'au plus trois étages entièrement hors sol, ainsi que certaines copropriétés dont les parties communes ne sont pas situées dans un bâtiment.

Trois pièges dans cette exception, et ils se répètent :

1. Elle ne touche que la révision du carnet. Elle ne change ni la date de la première échéance, ni le renouvellement quinquennal de l'étude du fonds de prévoyance.
2. Elle n'exempte pas de la mise à jour annuelle. Dix ans entre deux révisions professionnelles ne veut pas dire dix ans sans rien faire.
3. Le décompte des parties privatives exclut les accessoires. Un immeuble de huit logements avec huit stationnements et huit rangements comptabilisés comme fractions distinctes reste un candidat à l'exception; l'inverse (compter vingt-quatre fractions et conclure qu'on est hors exception) fait perdre un avantage réel.

Avant d'appliquer l'exception à un immeuble de votre parc, faites-la confirmer par le professionnel qui signe. C'est son opinion qui protège le syndicat, pas la vôtre.

5. L'échéance, et ce qui arrive aux documents déjà produits

Pour les copropriétés établies avant le 14 août 2025 : premier carnet conforme dans les trois ans et un jour suivant l'entrée en vigueur, soit le 15 août 2028. Vous verrez circuler le 14 août 2028 dans certains résumés; l'écart d'une journée tient à la façon de compter, pas à un désaccord sur la règle.

Pour les copropriétés établies après l'entrée en vigueur, la mécanique passe par le promoteur, qui doit fournir les documents requis au syndicat dans le délai réglementaire suivant l'assemblée prévue à l'article 1104 C.c.Q. Un immeuble neuf n'est pas un immeuble exempté.

Pour les documents existants : un carnet réalisé dans les deux années précédant le 14 août 2025 peut être reconnu pendant cinq ans, s'il respecte les exigences réglementaires, notamment de contenu et d'indépendance du professionnel. Le critère est la date de réalisation du document, pas l'année de construction de l'immeuble.

Là encore : « on a un carnet » n'est pas une réponse tant que personne n'a comparé son contenu au règlement. Faites cette vérification maintenant, sur les dossiers concernés, pendant qu'il reste du temps pour commander le complément.

6. Le carnet est un registre, et un registre se consulte

Une conséquence peu discutée : le carnet s'ajoute aux documents que le syndicat tient et qui peuvent être demandés.

Concrètement, à partir du moment où le carnet existe, il entre dans le flux normal des demandes de votre boîte courriel. Un copropriétaire qui conteste une cotisation demandera à le voir. Un courtier préparant une vente demandera s'il existe. Un notaire le mentionnera dans sa demande d'information, la même mécanique à date fixe que l'attestation du syndicat et son délai de quinze jours. Un acheteur averti en fera une condition.

C'est une bonne nouvelle pour un syndicat bien tenu : un carnet à jour est un argument de vente, parce qu'il remplace « on ne sait pas trop quand la toiture sera refaite » par une année et un montant. C'en est une mauvaise pour un syndicat en retard, parce que l'absence devient visible à chaque transaction au lieu de rester un problème interne.

7. Le montage de gestionnaire, en une page

Ce qui suit se monte une fois par parc, puis se remplit par dossier.

Un tableau, une ligne par syndicat, six colonnes : carnet existant (oui/non/date) · produit dans les deux ans avant le 14 août 2025 ? · conformité vérifiée (par qui, quand) · exception décennale applicable ? (avis du professionnel, oui/non) · budget adopté (quelle assemblée) · professionnel mandaté (nom, date, livraison prévue).

Un dossier « historique » par immeuble, alimenté en continu : factures de travaux majeurs, rapports d'inspection, garanties, contrats d'entretien, extraits de procès-verbaux autorisant des travaux. Classé par composante. C'est ce dossier qui décide de la qualité du carnet et d'une partie de son prix.

Un rappel annuel fixe, à la même date chaque année, pour la mise à jour du conseil. Le meilleur moment est juste avant la préparation du budget, pendant que les travaux de l'année sont encore frais et que les factures sont accessibles.

Un seul appel d'offres pour les deux livrables, avec la question de la section 1 posée par écrit et la réponse conservée.

Un syndicat qui a ces quatre éléments arrive à l'échéance avec deux documents conformes et un budget voté. Un syndicat qui n'en a aucun arrive en 2028 avec un conseil qui découvre l'obligation, le coût, et le fait qu'il faut deux rapports plutôt qu'un.

8. Les confusions les plus fréquentes

« Le carnet, c'est l'étude. » Non. Deux documents, deux régimes, deux listes de professionnels, deux fréquences. Même échéance.

« C'est le conseil qui fait le carnet. » Le conseil fait la mise à jour annuelle. L'établissement et la révision relèvent d'un professionnel habilité.

« On est un petit immeuble, on a dix ans pour tout. » L'exception vise la fréquence de révision du carnet, sous conditions. Ni la première échéance, ni l'étude.

« Notre gestionnaire va le faire. » Un gestionnaire peut préparer l'historique, coordonner le mandat et tenir le document à jour. Il n'est pas, en cette qualité, une personne habilitée à établir le carnet.

« On attendra de voir si c'est appliqué. » L'obligation est en vigueur. Et bien avant toute question de sanction, l'absence se manifeste à la première vente, devant un acheteur et son notaire.

Sources

• Décret 991-2025, Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise, publié à la Gazette officielle du Québec le 30 juillet 2025, en vigueur le 14 août 2025.
• Code civil du Québec, arts. 1070, 1071, 1104, texte officiel de l'Éditeur officiel du Québec.
• Gouvernement du Québec, page « Mesures visant les copropriétés » (quebec.ca) : délai de trois ans et un jour, horizon de 25 ans, fréquences de révision et exceptions pour les petits immeubles.
• RGCQ, résumés du règlement d'application de la Loi 16 : professions habilitées, reconnaissance des documents produits dans les deux années précédant l'entrée en vigueur, délai du promoteur.

Sources relues le 19 septembre 2026. Cette page explique l'état du droit à cette date et ne remplace pas un avis juridique ni l'opinion du professionnel qui signera le carnet.

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