Filtrer un locataire au Québec : ce que vous avez le droit de demander (et les 8 choses qui traînent encore sur votre formulaire)

Réponse courte : vous avez le droit de demander le nom, l'adresse actuelle, de voir une pièce d'identité sans la copier, les coordonnées des anciens locateurs, et de faire une enquête de crédit avec le consentement écrit du candidat. Pour cette enquête, trois renseignements suffisent : nom, adresse, date de naissance. Le reste de ce qui se trouve sur la plupart des formulaires de location en circulation au Québec, dont le nom de l'employeur, le salaire, les talons de paie, le numéro d'assurance sociale et le spécimen de chèque, n'est pas exigible.

Ce n'est pas une opinion. C'est ce que le Tribunal administratif du logement publie sur son propre site, en s'appuyant sur les balises de la Commission d'accès à l'information.

Et il y a un détail que presque personne ne comprend correctement, qui change tout : la différence entre ce que vous pouvez exiger et ce que le candidat peut choisir de vous fournir. On y revient plus bas, parce que c'est là que se joue la vraie sélection.

Les quatre choses que vous pouvez demander

Le TAL les classe en quatre catégories, et c'est court.

Son identité. Nom, prénom, adresse actuelle complète. Vous pouvez demander à voir une pièce d'identité, avec ou sans photo, permis de conduire, carte d'assurance maladie, passeport. Vous pouvez la regarder. Vous ne pouvez pas en prendre une photo, en faire une photocopie, ni la conserver au dossier. Vous ne pouvez pas non plus noter les numéros qui s'y trouvent.

Son comportement. Seulement les noms et coordonnées du locateur ou du concierge des logements qu'il a occupés avant. C'est tout. Le candidat peut aussi vous remettre une lettre de recommandation de son ancien locateur, mais c'est lui qui la fournit, ce n'est pas vous qui l'exigez.

Ses habitudes de paiement, avec son consentement. Deux moyens : appeler les locateurs actuels ou antérieurs, ou faire une enquête de crédit.

Rien d'autre. Il n'y a pas de cinquième catégorie.

L'enquête de crédit demande trois renseignements, pas douze

C'est l'endroit où la majorité des formulaires dérapent, parce qu'on demande beaucoup de choses en se disant que le bureau de crédit en aura besoin.

Pour repérer une fiche chez un agent de renseignements personnels, le TAL écrit que les nom, adresse et date de naissance suffisent généralement. Le consentement du candidat doit être obtenu avant.

Le numéro d'assurance sociale n'est pas nécessaire pour faire une enquête de crédit, et vous n'avez donc pas le droit de le demander. JuridiQC, le service d'information juridique du gouvernement du Québec, l'écrit noir sur blanc. Si votre formulaire a une case NAS, elle est là depuis un modèle copié il y a quinze ans et elle vous met en défaut chaque fois qu'un candidat la remplit.

Deux autres points qui reviennent souvent :

Vous pouvez payer l'enquête, ou demander au candidat de payer des frais raisonnables. Les deux sont permis.

L'enquête apparaît dans le dossier de crédit du candidat, mais elle n'affecte pas sa cote. Ça vaut la peine de le lui dire, parce que beaucoup de gens refusent par crainte de ça.

Et si le candidat ne veut pas que vous fassiez l'enquête, il peut tirer lui-même son dossier de crédit et vous en remettre une copie. C'est prévu, c'est légitime, et c'est parfois plus fiable quand deux personnes ont le même nom et la même date de naissance.

Les 8 champs à effacer de votre formulaire cette semaine

Voici ce que le TAL et JuridiQC donnent explicitement comme non exigible. Ouvrez votre formulaire de location pendant que vous lisez.

1. Le numéro d'assurance sociale. Pas nécessaire pour l'enquête de crédit, donc pas demandable.
2. Le numéro de permis de conduire. Vous pouvez voir le permis. Le numéro ne sert à rien pour valider l'identité.
3. Le numéro d'assurance maladie. La carte ne peut être exigée que pour des fins de santé et de services sociaux. Même logique : la voir, oui, la transcrire, non.
4. Une copie ou une photo de la pièce d'identité. Ni photocopie, ni photo, ni conservation au dossier.
5. Le nom et les coordonnées de l'employeur. Le TAL écrit que l'analyse d'un dossier de location ne nécessite pas ces renseignements.
6. Le salaire, les talons de paie, le nombre d'années à l'emploi. Même paragraphe. Les tribunaux ont déjà tranché que ces informations ne sont pas nécessaires pour vérifier des habitudes de paiement.
7. Les coordonnées bancaires et le spécimen de chèque. Pas nécessaires non plus.
8. La marque, la couleur et la plaque du véhicule. C'est dans la liste, et à peu près tous les formulaires en circulation la demandent.

Et un neuvième qui n'est pas un champ mais qui coûte plus cher que les huit autres réunis : vous ne pouvez pas refuser un candidat parce qu'il ne vous fournit pas les numéros de ses pièces d'identité. Le refus lui-même devient le problème.

Le dépôt de garantie, les chèques postdatés, et le mois d'avance

Trois erreurs qui n'ont rien à voir avec la vie privée mais qui sortent dans les mêmes conversations.

Le locateur ne peut pas exiger un versement dépassant un mois de loyer, ni plus que le paiement du premier terme de loyer à l'avance. Il ne peut pas exiger de somme additionnelle à titre de dépôt de garantie, ni pour garantir la remise des clés. Il ne peut pas exiger de chèques postdatés.

Une clause du bail qui prévoit ces pratiques est sans effet, et le locataire n'est pas tenu de la respecter. Le TAL le dit dans ces mots-là.

La nuance sur les chèques postdatés vaut la peine : vous ne pouvez pas en faire une condition de la location, mais si les deux parties s'entendent librement pour ce mode de paiement, la clause tient. La différence entre les deux, c'est de savoir qui l'a proposé et si le candidat pouvait dire non sans perdre le logement.

Le point que presque personne ne saisit : exiger n'est pas recevoir

Voici la distinction qui règle la moitié des débats sur ce sujet.

Vous ne pouvez pas exiger une preuve de revenu. Mais le candidat peut vous fournir, de lui-même, une attestation de crédit de son institution financière, une lettre de recommandation d'un ancien locateur, des extraits pertinents de son propre dossier de crédit, ou tout document d'une entreprise qui facture des paiements échelonnés dans le temps, comme Hydro-Québec ou son fournisseur de télécom.

Le TAL liste ces documents explicitement, du côté de ce que le candidat peut fournir, pas du côté de ce que le locateur peut demander.

En pratique, ça veut dire que votre formulaire ne doit pas dire « fournissez vos trois derniers talons de paie ». Il doit dire quelque chose comme : « pour démontrer vos habitudes de paiement, vous pouvez nous remettre une attestation de crédit, une lettre d'un ancien locateur, un historique de paiement Hydro ou télécom, ou un extrait de votre dossier de crédit. Vous choisissez ce que vous êtes à l'aise de fournir. »

Même information reçue. Formulation qui vous garde du bon côté de la loi. Et, honnêtement, un candidat correct vous en donne plus quand il a le choix que quand il se sent fouillé.

Ce que la Commission des droits de la personne pense de l'enquête de crédit

Il faut le dire, parce que ça surprend et parce que la plupart des fournisseurs d'enquête de prélocation ne vous le diront pas.

La CDPDJ écrit que l'enquête de crédit, bien qu'elle ne soit pas formellement interdite par la loi, est une pratique fortement déconseillée par la Commission. Deux raisons dans leur texte : elle est souvent employée comme moyen indirect de discriminer des candidatures, et elle recueille des renseignements personnels qui ne sont généralement pas nécessaires pour conclure le bail. La Commission s'est prononcée pour un encadrement plus strict et pour son abandon dans le contexte du logement. Elle propose plutôt de demander une preuve de revenu ou de paiement régulier de factures.

Il y a une tension réelle ici et je ne vais pas faire semblant qu'elle n'existe pas. Le TAL dit que le salaire n'est pas exigible. La CDPDJ suggère de demander une preuve de revenu à la place de l'enquête de crédit. Les deux positions se réconcilient par la distinction du paragraphe précédent : le candidat offre, vous n'exigez pas.

Pour un gestionnaire, la lecture pratique est celle-ci. L'enquête de crédit reste légale et beaucoup de monde l'utilise. Elle n'est pas votre meilleur outil pour autant, et elle vous expose si elle devient le filtre unique. Un historique de paiement de loyer confirmé par deux anciens locateurs vous en dit plus sur un futur locataire qu'une cote de crédit abîmée par un divorce ou par un prêt étudiant.

Les 14 motifs interdits, et les deux qui vous coûtent le plus cher

La Charte des droits et libertés de la personne interdit la discrimination sur 14 motifs. Dans le logement, ceux qui reviennent le plus dans les plaintes ne sont pas ceux auxquels on pense.

La condition sociale couvre le fait d'être étudiant, retraité, sans emploi, ou inscrit à un programme d'aide sociale. « Je ne loue pas aux BS » et « je ne loue pas aux étudiants » sont tous les deux des motifs interdits, même dits au téléphone, même dits gentiment.

L'état civil couvre le fait d'avoir des enfants et d'être monoparental. Et il y a une protection distincte au Code civil : on ne peut pas refuser une location pour le seul motif qu'une personne a un ou plusieurs enfants, à moins que le refus soit justifié par les dimensions du logement.

Le reste de la liste : race, couleur, sexe, identité ou expression de genre, grossesse, orientation sexuelle, âge, religion, convictions politiques, langue, origine ethnique ou nationale, handicap ou moyen de pallier un handicap.

Deux précisions utiles. Une clause non-fumeur au bail n'est pas de la discrimination, la protection contre la fumée secondaire justifie l'interdiction. Et le candidat qui n'a jamais été locataire, étudiant ou nouvel arrivant, ne peut pas être refusé pour ça : vous devez lui proposer un autre moyen de démontrer sa capacité de payer.

L'annonce compte autant que l'entrevue. Une annonce qui exclut sur un de ces motifs peut faire l'objet d'une plainte par une personne activement à la recherche d'un logement.

Un processus de sélection qui tient la route en quatre étapes

Voilà ce que ça donne quand on met tout ensemble, pour un gestionnaire qui remplit des logements toutes les semaines.

Étape 1, l'annonce. Le prix, les pièces, les inclus, les conditions objectives comme non-fumeur ou animaux. Aucun critère qui touche une personne plutôt qu'un logement.

Étape 2, la préqualification écrite, en trois questions. Date d'emménagement souhaitée, nombre d'occupants, et « êtes-vous à l'aise avec une vérification auprès de vos deux derniers locateurs ». Ça élimine la moitié du bruit avant la première visite, et aucune des trois questions ne touche un motif interdit.

Étape 3, la visite, puis le formulaire réduit. Nom, adresse, date de naissance, coordonnées des deux derniers locateurs, consentement écrit et daté pour l'enquête de crédit, et une case ouverte où le candidat choisit les documents qu'il veut fournir pour démontrer ses habitudes de paiement.

Étape 4, les appels. C'est l'étape que tout le monde saute et c'est la plus prédictive. Deux questions au locateur précédent : « payait-il à temps » et « le reloueriez-vous ». Le silence après la deuxième question vous dit tout.

Notez aussi les refus et la raison objective de chacun. Pas pour la paperasse : parce que le jour où quelqu'un conteste, c'est la seule chose qui vous protège.

Où le temps se perd réellement

Une remarque de terrain, parce que le cadre légal n'est pas la partie qui vous fait perdre des semaines.

Sur une relocation, le filtrage bien fait prend environ 40 minutes. L'enquête de crédit revient dans la journée. Les deux appels aux anciens locateurs prennent dix minutes. Ce qui prend trois semaines, c'est tout ce qui se passe avant : les 22 messages Marketplace, les six visites annulées, les candidats qui ont loué ailleurs pendant que vous répondiez le lendemain soir.

Un dossier de non-paiement se règle en mois devant le TAL, pas en jours. Donc le raccourci tentant après trois semaines de vide, sauter l'étape 4 pour arrêter le saignement, est exactement le mauvais échange. Ce n'est pas le filtrage qu'il faut accélérer. C'est la réponse aux demandes.

Les outils

Si vous voulez déléguer la chaîne complète jusqu'au bail, Kalio est une entreprise québécoise dont les agents répondent aux prospects, qualifient, réservent les visites, mènent l'enquête de crédit et préparent le bail, avec des intégrations BuildingStack et Hopem. Leur déploiement annoncé est de quatre à six semaines, le prix passe par un appel découverte, et leurs références citées vont de 85 à 540 portes. Si vous gérez un gros parc sur un système existant, c'est la catégorie de solution faite pour vous.

Nous, on couvre la première étape seulement. QuoteChaser répond à vos demandes entrantes en 60 secondes par texto et par courriel, dans votre ton, et relance jusqu'à ce que la personne fixe une visite. C'est installé pour vous, ça part de votre adresse courriel existante, et c'est vivant cette semaine. Pour la gestion immobilière et la copropriété, la tarification est à la porte, entre 1,50 $ et 3 $ par unité par mois selon le volume. Remboursement de l'installation sur 60 jours.

La différence honnête : eux vont jusqu'à la signature et prennent un mois ou deux à installer, nous on tient la porte d'entrée et c'est actif immédiatement. Si votre problème est le bail et la conformité, ce n'est pas nous.

Et si vous répondez déjà à toutes vos demandes en moins d'une heure, gardez votre argent. Corrigez juste le formulaire.

Ce qu'il faut retenir

Sortez votre formulaire de location aujourd'hui et biffez les huit champs de la liste plus haut. Ça prend dix minutes et ça élimine le risque le plus bête de votre opération, celui de collecter des renseignements auxquels vous n'avez pas droit sur des dizaines de candidats par année.

Remplacez « fournissez vos talons de paie » par une case où le candidat choisit ses preuves. Vous recevrez autant d'information, offerte au lieu d'exigée.

Puis rappelez vos anciens locateurs. C'est gratuit, ça prend dix minutes, et ça prédit mieux qu'une cote de crédit.

Ce texte résume ce que publient le Tribunal administratif du logement, la Commission d'accès à l'information, JuridiQC et la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse en date d'août 2026. Ce n'est pas un avis juridique. Pour une situation précise, consultez un professionnel du droit.

Si vous voulez qu'on regarde votre processus d'entrée ensemble, c'est ici.